في ظلّ ازدياد التحديات العالمية، تتأثر اقتصادات منطقة الشرق الأوسط بالارتفاع الكبير والمتواصل في أسعار الغذاء والطاقة، وفقًا لصندوق النقد الدولي. وقد تسبب هذا الأمر في انتشار الشعور بالضِيق في المؤسسات وبين الموظفين، ما أدّى إلى جعل الموازنات والنفقات والرواتب نقاط خلاف داخل أماكن العمل.
وبهذه المناسبة، قال جابرييل إندريري نائب الرئيس والمدير التنفيذي لمنطقة جنوب أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا لدى شركة “إس إيه بي كونكر”: “يحاول أرباب العمل خفض النفقات للبقاء صامدين، فيما يسعى الموظفون قدر الإمكان إلى الحصول على زيادات على رواتبهم لتغطية التكاليف المعيشية المتزايدة. وقد أدى هذا التوتر الحاصل في أماكن العمل إلى وضع إجراءات إدارة النفقات تحت الضوء، فالمؤسسات مثلاّ تدرس السياسات الواجب تعديلها لمراعاة المناخ الحالي ودعم الموظفين، كما أن أن أرباب العمل يبحثون أيضًا في إمكانية تسريع سداد النفقات للموظفين كيلا يشعروا بالضيق من الناحية المالية، ولكن من دون ارتكاب أخطاء بشرية عند القيام بذلك”.
وللمساعدة في هذه العملية في ضوء الانكماش الاقتصادي، قامت شركة “إس إيه بي كونكر” إلى دراسة حديثة أجرتها واستطلعت فيها آراء صانعي القرار في شكل إدارة النفقات في مؤسساتهم، بما يشمل التحدّيات والأهداف المستقبلية، ومن أبرز نتائج هذه الدراسة:
1. ضرورة الأتمتة
الكثير من إجراءات إدارة النفقات الحالية طويلة ومرهقة تتمّ يدويًا، لذلك أثارت تجارب المستخدمين السيئة شهية المؤسسات تجاه الأتمتة، وفقًا لإندريري، الذي يقول إن نصف الموظفين يرون أن الأتمتة ستبسّط جهودهم في المطالبة بسداد النفقات، في حين يتفق 51 في المئة من صانعي القرار في الشؤون المالية والموارد البشرية على أنهم يعتمدون أكثر مما ينبغي على العمليات اليدوية التي أصبحت لا تناسب نموذج العمل الهجين.
وبإمكان الموظفين، من خلال الإجراءات المؤتمتة، تحميل صور الإيصالات إلى نظام مركزي، بسهولة ومن دون الحاجة إلى تعبئة أية نماذج، حيث يصبح بإمكان النظام من هناك فرز المطالبات وفقًا للسياسة المؤسسية قبل فحصها من قبل الموظفين المختصين.
وبالإضافة إلى تقديم خدمة سهلة وسريعة، تتمتع الأتمتة بالقدرة على مواجهة بعض أكبر التحدّيات المحيطة بإدارة النفقات بالطريقة التقليدية الراهنة، بحسب نائب الرئيس والمدير التنفيذي لدى “إس إيه بي كونكر”، الذي يشير، أولًا، إلى قدرة النظام المؤتمت على تعريف الموظفين بالسياسات الجديدة بسرعة، ما يسرّع تدريب الموظفين الذين كانوا، لولا هذا النظام، سيفعلون ذلك يدويًا. ويشدّد على أهمية ذلك حين تبدأ المؤسسات في تعديل سياسات النفقات لتغدو مناسبة لنموذج العمل عن بُعد والعمل الهجين في هذه الحقبة.
أما النقطة الثانية التي يشير إليها إندريري، فتتمثل في أن الأتمتة لا تترك مجالًا كبيرًا للخطأ في مقارنة المطالبات بالسياسات، ما يعني أن بالإمكان التحقق من الامتثال في مجال النفقات بسرعة أكبر، ما يوفر وقتًا ثمينًا لأقسام الشؤون المالية يستفيدون منه في مجالات أخرى، عدا عن أنه يضمن سداد الموظفين بسرعة.
2. استثمارات بعائد سريع في وقت اضطراب مالي
بالرغم من المنافع الواضحة للأتمتة ودورها في الإدارة الناجحة للنفقات، يقول إندريري إنه ليس من السهل دائمًا تبرير الاستثمار فيها، خاصةً خلال الأوقات التي تشهد اضطرابات مالية، إذ يرى أن الافتقار إلى الدعم من أصحاب المصلحة الرئيسين، ونقص القيمة المتصوَّرة التي يحققها هذا الاستثمار، يُعتبران من أكثر العوائق التي تقف أمام تنفيذ الأتمتة في أقسام الشؤون المالية، مُبديًا تفهّمه لتردّد أصحاب المصلحة في إنفاق المال عندما يكون تركيزهم منصبًا على تشديد القيود المالية، بالإضافة إلى أن عدم إدراك الموظفين للمنافع الكاملة للأتمتة يقلّل رغبتهم في استثمار الوقت في تعلّم طريقة استخدامها أو فهم المزايا التي يمكن أن تجلبها.
ويقول المسؤول إنه يتعيّن على المؤسسات عند التفكير في تنفيذ الأتمتة، أن تتجه في خطوتها الأولى نحو التعلّم، لا الاستثمار، موضحًا أن الأمر كله يتعلق بضمان فهم جميع الموظفين لمسألة أن الإدارة الممتازة المدعومة بالأتمتة لنفقات الموظفين تمكّن من تحقيق الامتثال ورفع رضا الموظفين ومعالجة النفقات بكفاءة وبتكلفة معقولة.
وأضاف إندريري: “إذا تمكن القادة من تعريف موظفيهم بهذه المزايا، فسيكونون مهيّأين بشدّة للحصول على الدعم في استخدام الأتمتة، ما من شأنه أن يرسم ملامح صورة إدارة النفقات اللازمة للعمل بنجاح في بيئة الأعمال المتقلبة اليوم، الأمر الذي يحقق المزيد من المنافع على الأمد البعيد”.
